Podeli dobar sadržaj sa prijateljima:

Zlatko Šćepanović

 

Efikasno vođena organizacija i 7S matrica organizacije – savremeno liderstvo i menadžment u prodaji

Dobro postavljena organizacija će uvek pružati više od drugih, imaće bolje perfomanse i trudiće se da sve svoje takmičarske sposobnosti podigne na jedan viši nivo. Dobro organizovana firma, a uz to i efikasna, na kraju svakog dana će postavljati sebi ista pitanja:

“U čemu sam danas bolji nego juče? Šta smo danas novo naučili (da li smo organizacija koja uči), šta smo danas novo izmislili (da li smo inovativna organizacija)? Da li sve poslove radimo na najprofesionalniji i najkvalitetniji način (da li smo organizacija koja primenjuje Total quality managament)? Koja je moja perspektiva sutra, prekosutra, za par godina, decenija (da li smo strateški promišljena organizacija)?”

Dobra organizacija će mahom pozitivno odgovoriti na data pitanja, jer dobre organizacije rade na sebi, svakodnevno. One se trude da svakog dana sve bolje prodaju, jer im je to uslov opstanka. Efikasne organizacije će, pored dobre organizovanosti, stvari rešavati na najbolji mogući način. No, kako stvoriti dobru i efikasnu organizaciju?

U tom duhu pre par decenija konsultantska kuća Mc Kinsey je dala model sa 7 elemenata dobro vođenih organizacija, takozvanih “7S”. Do dana današnjeg je to ostalo kao credo i zvezda vodilja pametnim organizacijama. Ono što manje pametne i manje uspešne kompanije nisu shvatile je suština tog modela. Pogledajmo sliku i dajmo kraći opis postojeće matrice.

Sedam ključnih elemenata dobro vođenih organizacija su struktura, sistemi, strategija, zajedničke vrednosti, osoblje, veštine i stil. Svi elementi su povezani u jednu jedinstvenu celinu, gde svaki elemenat ima organsku povezanost sa svim ostalim elementima. Elementi su međuzavisni i dorađeni do detalja.

Struktura organizacije je postavljena po optimalno definisanoj hijerarhiji, sa jasno postavljenim pravilima napredovanja gore i dole. Struktura i sama organizacija je svima jasna, pravila igre su poznata i svako zna vrlo tačno svoje mesto i perspektivu. Opisi posla sa svim pratećim elementima zaduženja, odgovornosti i beneficija su standardizovani. Struktura je postavljena na najoptimalniji način, sa ciljem da se posao obavlja što brže i efikasnije, uz najmanji utošak energije i sredstava. Svi zaposleni su smenjivi i odgovaraju za svoj delokrug rada, čak i najviši rukovodioci.

Sama struktura uz ostale elemente generiše i preovlađujući stil koji je prisutan u kompaniji i po kojem je prepoznatljiva.

Sistem predstavlja samu postavku rada kompanije. Razvijeni sistemi komunikacije, reportinga, planiranja, analize, kontrole kvaliteta, moraju biti u skladu sa generalnom strategijom firme i razvojnim težnjama, kao i sa obučenošću i znanjem stručno selektovanog personala, osoblja, koje tu strategiju može da realizuje i u tom duhu deli zajedničke vrednosti i misiju kompanije.

Strategija predstavlja kompleks opštih mera i aktivnosti koje treba sprovesti da bi se postavljeni poslovni ciljevi u punoj meri ostvarili. Strategija je uvek dugoročna i vizionarska. Od kvaliteta strategije zavisi kompanijska održivost na tržištu. Sama njena implementacija zahteva taktičke poteze u svim segmentima posla.

Zajedničke vrednosti su poseban kvalitet ili pak poseban problem jedne kompanije. U nadobudnosti svojih položaja mnogi rukovodioci su zanemarivali zajedničke vrednosti koje su njihovi zaposleni gajili ili su sami impulsno kreirali svoju viziju zajedničkih vrednosti. Samim tim su stvarali klimu za unutrašnje urušavanje sopstvene kompanije. Ako stvorite klimu unutrašnjeg takmičenja unutar kompanije i vrednovanja toga ko vozi bolji auto, ko ima bolje odelo, ko se bolje dodvorava rukovodiocima ne bi li napredovao, vaša firma je u nezavidnoj situacija. Napustiće vas najbolji ljudi. Ako pak uspostavite takmičarski i borben duh ka spolja, ka tržištu i konkurenciji, ako svi znaju da su objektivno ocenjeni za poslovne učinke, i ako međusobno gaje dobre odnose, otvorenost i kooperativnost, sigurno je da će firma napredovati. U timskoj igri potreban je vrhunski tim a ne skup nabeđenih poje-dinaca.

Selekcija ljudi postaje imperativ za uspešne kompanije. Dobro selektovan i na dobrom mestu postavljen službenik može postizati i 5 puta više efekta od pogrešno selektovane i pogrešno postavljene osobe. Zato se kompanije mogu podeliti na dve vrste: one koji biraju i postavljaju najbolje ljude za dotični posao i one druge, kod kojih je arbitrarnost presudna, odnosno gde rukovodioci zapošljavaju službenike po nekim drugim kriterijumima. U takvim kompanijama se teško uspostavlja saradnja i komunikacija, jer su mahom najbolji ljudi i najzapostavljeniji, pa bojkotuju saradnju sa nekompetentnim saradnicima. U tom slučaju nemate ni sve vrhunske igrače, a ni vrhunski tim.

Veštine zaposlenih su krucijalne stvari, ukoliko želite da uštedite na poslu samih ljudi i da podignete nivo funkcionisanja kompanije. Jer, zaposleni koji je obučen u mnogim disciplinama radi za više ljudi, radi brže i efikasnije. Samim tim, mnogo je manje potreba za spoljnim saradnicima, posao se efektnije obavlja i spremni ste da se suočite sa mnoštvom izazova. Stariji ljudi i rukovodioci su mahom prepreka za veću obučenost zaposlenih, ali baš zbog toga su i najviše pritiskivani da se obučavaju od strane stratega jedne uspešne kompanije. U smislu perfomansi tima, veštine vam pokazuju do kog nivoa kondicije su vaši takmičari stigli. Najbolja ekipa na svetu u bilo kom sportu, ako izostavi trening par nedelja, nije više sposobna da odbrani pobednički tron.

Stil je nešto što je prepoznatljiva crta kompanije i po kojoj se ona razlikuje od drugih kompanija. Stil se odnosi na način rada, ophođenja, oblačenja, komunikacije unutar i van kompanije. Ranije je bio trend da su kompanije samozadovoljne sobom gradile sebi svojstven stil, pa smo imali, na primer, ozbiljne, konzervativne i uobražene kompanije, ili opuštene, vesele i liberalne kompanije. Danas, kompanije nisu same sebi svrha, pa su i stilovi morali da se prilagođavaju okruženju, odnosno klijentima i kupcima. Stil se prilagođava timskom duhu, želji da se pomogne kolegi i da kao zajednica pružite najviše od sebe.

Prva tri elementa, struktura, sistem i strategija su elementi koji se teže menjaju za razliku od 4 sledeća. Međutim, ono što se potencira to je prednost strateškog promišljanja koje treba da postavi smernice svim drugim elementima. Jer ukoliko strategija razvoja ili opstanka zahteva da se promeni struktura firme, stil zaposlenih ili da se pronađe novo osoblje, kompanija će to i učiniti. Pokrenuće stvari u pravcu strategije, menjajući sve ostalo. Tu se ponekad susrećete sa problemom velikih kompanija koje znaju postati žrtve sopstvene veličine i inercije prethodnog kretanja, starih shvatanja i starih navika, starog kadra i principa rada, kao i nemogućnosti top mana-gamenta da adekvatno sagleda perspektive razvoja i donese najbolje strateške odluke.

Dobro vođene i uspešne kompanije imaju jasno i precizno:

– stručno postavljene i definisane sve (a ne samo neke) ove elemente, koji su pak

– usvojeni, napisani, transparentni i dostupni svakom zaposlenom, gde su ti elementi

– međusobno organski povezani, logični i konstruktivni, te

– potpuno implementirani u praksi i funkcionisanju kompanije bez zadrške, a ujedno

– konstantno su kontrolisani i unapređivani, nisu statični.

Kada bi na ovom mestu obrazlagali međusobne povezanosti između svih elemenata, na primer, povezanost strukture organizacije sa stilom rukovođenja, ili strategiju poslovanja sa izborom i kvalitetom osoblja, napisali bi udžbenik o modernom menadžmentu, što nam nije cilj. Cilj nam je da pokažemo da je uspešna prodaja samo vrh ledenog brega ukupne organizacije. Ako do sada niste bili u prilici da sagledate svoju organizaciju kao kompleks ovde datih 7 elemenata, gde je svaki deo važan sam po sebi i kao deo je-dinstvene celine, vreme je da to uradite. Definišite vrlo jasno i koncizno svih 7 elemenata i to na krajnje jednostavan i primenljiv način. Zapravo to i jeste umeće da mnoštvo složenih odnosa i relacija simplifikujete i predstavite na najprostiji način kako bi vas svi razumeli.

Svaka dobro postavljena organizacija pored ovih 7 elemenata ima definisanu:

– kompanijsku viziju,

– misiju sopstvenog postojanja,

– dugoročne ciljeve,

– operativnost visokih perfomansi,

– stalnu kontrolu rezulata sa korektivnim akcijama, i

– strategiju da sve to sprovedete na najefikasniji način.

U sledećih 5 koraka je data shema vođenja kompanije i međuzavisnosti između koraka. Vizija generiše misiju kompanije. Misija postavlja ciljeve. Operativne akcije su u skladu sa ciljevima. Postavljene i sprovedene akcije generišu kontrolne mehanizme. Kontrolni mehanizmi i izveštaji sagledavaju koliko smo blizu ili daleko od postavljene vizije i menjaju projektovane aktivnosti ili viziju ako treba. Tih 5 koraka, u svom nizu od jednog do drugog, predstavljaju stvaralački princip upravljanja.

Uz stvaralački princip, postoji i kontrolni princip sagledavanja i međuzavisnosti, gde vizija kontroliše postav-ljene ciljeve (isti ne mogu biti van date vizije kompanije), misija kontroliše operativne akcije (da se u nekim ad hoc akcijama ne bi izgubio smisao kompanijske misije), postavljeni ciljevi su kontrolna mera za procese kontrolinga i feedbacka koji preduzimamo ukoliko nam se ciljevi ne ispunjavaju. Tu je i kontrolni princip operativnih akcija koje kontrolišu sopstvenu viziju i ocenjuju njenu realnost. Nije isključeno da je vizija kompanije u velikom raskoraku sa mogućnošću ostvarenja.

Za sve korake i principe zajedničko svojstvo, odnosno vezivno tkivo, predstavlja poslovna strategija sprovođenja. Zbog toga je važnost strategije enormno porasla u zadnje vreme, jer široko promišljanje i vešta strategija garantuju uspeh.

Ako vam ovakav pristup nedostaje u opisu vaše organizacije, očigledno je da ne vodite računa o detaljima, da vam nedostaje volja i energija, i da nemate dugoročnu stratešku orijentaciju. Potpuno ste onda prepušteni srećnim okolnostima na tržištu, bez obzira koliko dugo i profitabilno radite. Ponašate se taktički, a ne strateški. Ako ste ozbiljna kompanija, promislićete o tome, a ako ne, onda vam uzori postaju neke druge organizacije i neki drugi sistemi poslovanja.

Sve se dešava prvo u glavi, na misaonom planu. Klica stvarnog uspeha leži u onoj opštoj ideji kako doći do uspeha, a ne u samom uspehu. On je posledica te ideje i sprovedenog rada.

Treba napomenuti, kada se radi o postavljanju misije jedne kompanije, da je danas opšti trend da se misija fokusira na kupca (customatization trend) i zadovoljavanju njegovih potreba, želja i komfora. Po rečima poznatog teoretičara modernog poslovanja Pitera Drakera, “Kupac je mesto vašeg profi-ta”. Ta orijentisanost ka kupcima ima izraz i u modernoj poslovnoj formuli “3C” (customer, competition, change) dobre organizacije koja se brine o kupcu, prati i odgovara na izazove konkurencije i menja se u skladu sa opštim promenama. S tim što treba ponoviti nekoliko puta, da danas u moru konkurencije i mogućnosti izbora, kupca ne treba zadovoljiti, njega treba oduševiti.

Da bi stigli do tako visokog nivoa pružanja usluga ili pravljenja takvih proizvoda, morate imati i pozitivnu klimu u firmi. Svaki organizovan sistem ima prirodnu težnju da pređe iz uređenog stanja u inertno stanje ili stanje entropije. Osvrnite se oko sebe i svoje firme. Na šta vam ona liči? Da li je u radnim prostorijama čisto, svetlo i sređeno? Vlada li vedra i živahna atmosfera, ili je sve tmurno i depresivno? Da li su zaposleni zadovoljni i posvećeni poslu, ili tupo odrađuju rutinske aktivnosti uz cigaretu, kafu i ostale opijate? Tražite li od saradnika poslušnost i klimanje glavom ili nove ideje za unapređenje poslovanja? Na šta uopšte liči vaša firma? Uporedite je sa stvarno uspešnima, sa uzorima.

Kao opšti savet svakoj kompaniji koja želi da bude dobro organizovana i uspešno vođena je da sluša druge i da sluša sebe. Okružite se pametnim i stručnim ljudima, razmenjujte ideje, misli i znanja sa ekspertima i konsultantima. No, slušajte i svoje zaposlene, omogućite im klimu u kojoj će biti kreativni i slobodni da unapređuju svoj domen rada i firmu u celini. Saveti spoljnih saradnika bez dobre implementacije u srž kompanije neće dati rezultate, zbog čega za sve što radite morate imati saglasnost svih zaposlenih, da ne bi ušli u bunt i nevidljivi štrajk. S druge strane, bez sagledavanja posla iznutra i rešavanja konkretnih primedbi, velike vizije i spektakularne misije su samo mrtvo slovo na papiru. Ako želite da budete lider na tržištu, prvo vaši zaposleni moraju da imaju tu viziju i podele je sa vama. Onda na njoj neće biti angažovan samo jedan čovek, već čitav tim.

. . .

Tekst je izvod iz knjige „Upravljanje prodajom“ (Izdavač: Privredni pregled i Delta M, 2002 godina). Autor knjige Zlatko Šćepanović

Podeli dobar sadržaj sa prijateljima: